La gestión de una comunidad por parte del administrador implica la generación de un fichero en el que se suelen incluir los siguientes datos personales: nombre de los propietarios, teléfonos de contacto, direcciones postales, números de DNI, direcciones de correo electrónico y cuentas bancarias. Su finalidad es la gestión contable, fiscal y administrativa de la comunidad. También pueden existir ficheros de personal, para la gestión de nóminas, si la comunidad tiene empleados contratados, y/o ficheros de videovigilancia, con imágenes grabadas por las cámaras de seguridad instaladas.